Сессия "Определение ключевых задач по конкретной сфере деятельности"
На начальных стадиях работы с сообществом или неиерархической организацией важно определить, какие задачи стоят перед всеми, составить общую картину процессов, необходимых для эффективной работы, распределить роли и ответственность и начать работать по-новому.
Детальный процесс описания задач и процессов может занять длительное время, и его обычно нет. Требуется одновременно гасить пожары, предотвращать новые и думать о стратегии. Как распределить силы команды, когда все вовлечены во множество процессов одновременно? Как распределить ответственность в сообществе, где все привыкли решать вопросы сообща? Когда стоит задача эффективнее использовать время людей, важно сообща выделить зоны ответственности, сформировать рабочие группы и наделить их нужными полномочиями.
Цикл сессий по структурированию бизнес-процессов и зон ответственности включает:
- прояснение и структурирование сфер деятельности;
- определение горящих и стратегических сфер, выбор рабочих групп для проработки отдельных сфер деятельности;
- проработка оперативных и стратегических задач и проблем в рамках приоритетных направлений
- запуск стратегических сессий по направлениям
- отладку способов коммуникации и представления результатов рабочих групп внутри сообщества.
Образ результата сессии
Группа определила ключевые вопросы, которые должны быть решены в течение недели, месяца и полугода. Появилась карта актуальных задач по направлению. Определены ответственные за оперативное решение и проработку долгосрочных целей. Определены образы результата по оперативным задачам и критерии проверки.
Почему это важно
Можно будет представить всему сообществу целостную картину работ по сфере. Если будет четкое понимание рабочей группы по образу результата и ответственным, требуемым ресурсам, то легко будет утвердить это у сообщества, получить ресурсы и решить проблемы. Удастся запланировать решение горящих вопросов и обозначить наиболее значимые среднесрочные приоритеты.
Какие следующие шаги будут нужны после встречи:
-
Представление итогов встречи на общем собрании или в письменном виде (планов и результатов, согласование необходимых ресурсов. Сбор обратной связи от сообщества).
-
Оперативка по приемке результатов оперативных шагов и планировании следующих.
-
Стратегическая сессия по развитию направления на 6-12 месяцев и сценирование работ на 3 ближайшие месяца.
Структура сессии
1. Обозначить цели и образ результатов встречи.
2. Зафиксировать запросы/проблемы/задачи.
Пример запроса: Хорошо бы избавиться от людоеда (на примере истории Кота в сапогах).
Пример формулировки проблемы: Кот в сапогах скользит по крыше и не может добраться до людоеда. (понятно чья проблема, какая деятельность не осуществляется или в чем конфликт)
Пример формулировки задачи: Закупить и приладить шпоры к сапогам к вечеру воскресенья, чтобы кот добрался до людоеда (конкретная, актуальная, измеримая, реалистичная, привязана ко времени, ясно какую и чью проблему решает).
Каждый участник готовит заранее или пишет на стикерах (индивидуально) в течение 1-3 минут:
-
1-2 задачи, которые должны быть обязательно выполнены на этой неделе, потому что... (это важно чтобы..., если это не сделать сейчас то...)
-
2-3 задачи, которые должны быть выполнены в течение месяца
-
2-3 задачи, которые необходимо выполнить в течение 6 месяцев чтобы... (что будет, когда это будет).
Правило работы со стикерами: 1 стикер = 1 идея, пишем печатными буквами крупно, четко формулируем идею. Тогда все легко будут видеть общую картину на доске.
3. Собирать запросы/проблемы/задачи
По очереди зачитываем стикеры и вывешиваем на доску. Если такой стикер уже есть - говорим это, ставим маркером на стикере, который уже висит на доске, заметную галочку или инициалы озвучившего. Второй такой не вешаем. На каждый повтор ставим еще галочку. Это позволяет сразу видеть,насколько актуален вопрос и кто в нем заинтересован.
4. Сгруппировать задачи
По ходу озвучивания сразу группируем стикеры, как только выявляются близкие задачи/проблемы.
Смотрим на поле стикеров, выявляем группы задач. При возможности выстраиваем цепочки задач (если для осуществления одной нужны результаты предыдущей).
5. Выявить важность и риски задач:
Для каждой задачи, начиная с самых срочных, определить риски и значимость.
Это важный этап, его стоит выполнять, даже если кажется, что это потеря времени. Его выполнение позволяет будущим ответственным точнее понимать, как решить задачу.
5.1 Почему важно, чтобы это было сделано" - собираем аргументы.
5.2 В чем есть риски, из-за чего это может быть не сделано?
5.3 Как минимизировать риски? Какие ресурсы/помощь нужны?
6. Определить ответственных и сроки по этим задачам.
Кто готов взять эту задачу? Кто хочет быть в команде? Кто тебе нужен в команду? Когда это будет сделано? Как ты представишь результаты (устно, письменно в общий чат, письменным отчетом в гугл-доке?
7. Определить образ результата по задачам и критерии проверки.
Цель этапа - сформировать единое видение образа результа по задаче, согласовать его внутри рабочей группы.
1 минута на самостоятельное размышление по конкретной задаче. Как поймем, что эта задача выполнена наилучшим образом? Чего мы ждем от ответственного за решение задачи? (Если будет сделано то... и то...). Сперва говорит ответственный, показывает свое видение. Затем - группа добавляет, если нужно чего еще хочет от него по итогу.
8. Определить нужно ли согласование плана/ресурсов с сообществом?
Если да, решаем в каком виде и когда это будет сделано (выслать текст, представить на планерке, на общем собрании...).
На встрече последовательно или в малых группах необходимо разобрать по шагам 5-8 все ключевые задачи и составить общий план их решения на период 6 месяцев. Первую неделю и месяц описать более детально.
Итоги этой встречи важно зафиксировать в письменной форме и сделать доступными рабочей группе, а при необходимости - всему сообществу.
Если возникли вопросы по структуре встречи или методологии, пишите мне на адрес mindculture@yandex.ru или в фейсбуке https://www.facebook.com/a.neslukhovskaya