Вопросы, о которых важно договориться при организации рабочей встречи

Часто вам приходилось уходить с совещания с мыслью, что вы могли более эффективно потратить время? А случалось ли организовывать такие совещания?

Майкл Вилкинсон рекомендует при подготовке встречи разобраться с 5 P.

Purpose
Product
Participants
Problems
Process

Решение этих вопросов создает Productivity, продуктивность встречи. 

Делюсь своей интерпретацией 5P, которая подойдет как для рабочих, так и обучающих встреч.

При подготовке встречи, до ее сценирования важно определить вместе с заказчиком, а иногда и участниками: 

Цель и значение встречи (Purpose)

К чему мы должны прийти по итогам встречи? Какие вопросы хотим закрыть или какие задачи решить? Почему нам важно прийти к этому результату? Как это повлияет на наше движение к цели проекта?

Продукт или результат (Product)

Важно удерживать фокус продуктового и образовательного результатов (в случае, если встреча носит частично обучающий характер).

Также желательно продумывать в каком состоянии должна завершить встречу команда (эмоциональный результат встречи) – взаимопонимание или конфликт? воодушевление, задумчивость от проблематизации и т.д.

Что мы хотим получить в итоге встречи? Как это должно быть оформлено и зафиксировано? Как быстро материалы по итогам встречи должны поступить к участникам? Каким требованиям это должно соответствовать?

Образ результата встречи

1.            Личные цели (Познакомиться, научиться .../Понять, создать, договориться)

2.            Продукты (понимание, убеждения, предметы и документы)

3.            Видение продукта сессии

a.            Вопросы, на которые должны ответить

b.            Решения, которые должны быть приняты

c.            Документы и др., которые должны быть созданы

d.            Шаги, которые нужно запланировать

Участники (Participants)

Кто нужен на этой встрече? Достаточно ли у команды компетенций, чтобы прийти к нужному результату? Какие эксперты или материалы могут понадобиться? Какую роль и как должен выполнить каждый из участников, чтобы встреча прошла результативно?

Риски (Problems)

С какими проблемами может столкнуться группа? Что должен подготовить организатор или участники, чтобы избежать этих проблем? О чем нужно договориться заранее?

Имея ответы на эти вопросы, организатор может сценировать встречу, выбрать формат работы, распределить вспомогательные роли, подготовить материалы.

Процесс (Process)

Как будет организована встреча (кто будет вести, сколько по времени, очно/дистанционно, где, в каком пространстве, как будет устроена фиксация и т.д)